Mình tạo trang này với mục đích là để nhớ hết các thủ thuật mà mình cần.
1. Công cụ Track Changes ( xem những gì đã chỉnh sửa ):
Track Changes là một tính năng đặc biệt của Word, cho phép bạn thấy những thay đổi được thực hiện cho một tài liệu. Các công cụ Track Changes đều có trong tab Reviewing trên vùng Ribbon.  Để theo dõi những thay đổi bạn sẽ áp dụng cho tài liệu, bạn phải kích vào biểu tượng Track Changes (hoặc ấn tổ hợp phím Ctr+Shift+E)Bắt đầu sử dụng Track changes Bắt đầu công cụ Tracking Changes: • Kích tab Review trên Ribbon • Kích Track Changes • Thực hiện các thay đổi cho tài liệu của bạn và ngay lập tức bạn có thể nhìn thấy những thay đổi vừa thực hiện.  Có 4 cách để xem một tài liệu sau khi bạn thay đổi:Xem tài liệu • Final Showing Markup: Đây là cách xem tài liệu với những thay đổi được hiển thị • Final: Cách này cho thấy các tài liệu được thay đổi mà không hiển thị những thay đổi • Original Showing Markup: Cho thấy tài liệu gốc cùng với những thay đổi được hiển thị • Original: Cho thấy tài liệu gốc mà không có bất kỳ thay đổi nào. Để thay đổi cách xem tài liệu, kích lựa chọn thích hợp trong nhóm Tracking của tab Review trên Ribbon.  Tính năng Show Markup cho phép bạn xem các mục khác nhau (như comments, formating, …) và chọn xem các ý kiến của các tác giả khác nhau.  Chấp nhận hoặc loại bỏ các thay đổi Khi bạn xem các thay đổi trong một tài liệu, bạn có thể chọn để chấp nhận hoặc không chấp nhận các thay đổi. Điều này cho phép bạn xem xét lại tài liệu bằng cách những thay đổi nào có thể chấp nhận hoặc không chấp nhận.  Biểu tượng New Comment cũng cho phép bạn thêm các chú thích vào tài liệu. Để thêm một chú thích mới, chỉ cần đặt con trỏ vào nơi bạn muốn thêm chú thích và kích vào New CommentComments  |
2. Bỏ các dòng trắng dư thừa :
Đôi khi ta lấy được 1 văn bản word nhưng thật là xấu khi toàn văn bản đó có rất nhiều dòng trắng thừa (gõ Enter 2 lần nên có 1 dòng trắng ở giữa), để loại bỏ hết các dòng trắng dư đó ta làm như sau:
Dùng lệnh tìm và thay thế như sau (bấm phím CTRL+H):
Bước 1 :
ô Find : ^p và 1 khoảng trống ngay sau đó
ô Replace : ^p (không có khoảng trống)
bấm ALT+A (tức là phát lệnh thay đổi toàn bộ), bạn làm như vậy vài lần đến khi word thông báo không còn chuỗi ký tự nào tương tự để thay thế nữa.
Bước 2:
Tiếp theo bạn làm lại như trên:
ô Find : ^p^p
ô Replace : ^p
Bấm ALT+A.
Giải thích:
- Ở bước 1, chủ ý của mình là tìm các ký tự xuống dòng, nhưng phía sau nó là các khoảng trắng, hãy loại bỏ các khoảng trắng đó hết. (Như vậy là giữa 2 lần xuống dòng, sẽ không còn khoảng trắng nào cả)
- Lần bước 2: Là tìm các ký tự 2 lần xuống dòng liên tiếp (^p^p) thay chúng thành 1 lần xuống dòng (^p).
Bạn cứ làm vậy nhiều lần đến khi word thông báo : không còn chuỗi ký tự nào để thay thế nữa, khi đó sẽ như ý bạn.
Mở rộng ra:
(Sau khi bấm CTRL+H, hãy click vào nút More, cửa sổ bung xuống, click vào Special. Ở đó là các ký tự đặc biệt để bạn cần tìm hoặc dùng để thay thế như: Ký tự ngắt trang, ký tự TAB, ký tự ngắt dòng, ngắt đoạn…) Bạn tha hồ biến hóa.
3. Tạo chú thích :
Bạn muốn tạo chú thích ở cuối trang cho các văn bản của mình? Hãy tuần tự thực hiện các bước sau:
- Đặt trỏ chuột tại vị trí mà bạn muốn tạo dấu chú thích.
- Kích hoạt chức năng Footnote bằng các click chọn Insert/ Reference/Footnote (cho Word 2003) và Reference/Insert Footnote (cho Word 2010).
- Một hộp thoại sẽ xuất hiện như hình dưới đây:
- Để dấu chú thích của bạn xuất hiện ở cuối trang, trong trường Location chọn biến Bottom of Page (cuối trang).
- Để định dạng dấu chú thích, bạn thiết lập trong trường Format. Nếu muốn dấu chú thích là số, để trống mục Custom mark và chọn số bắt đầu cho chú thích của bạn ở Start at. Nếu muốn dấu chú thích của bạn là 1 ký tự hay biểu tượng đặc biệt, gõ vào mục Custom mark hay click Symbol để chọn.
- Mục Numbering có 3 biến: Continuous, Restart at each selection, Restart at each page. Trong đó, bạn lựa chọn:
+ Continuous nếu muốn dấu chú thích của bạn liên tục từ đầu đến cuối văn bản.
+ Restart at each selection nếu muốn chú thích của bạn lên tục từ đầu đến cuối phần văn bản bạn chọn, và bắt đầu lại từ đầu khi bạn chọn phần văn bản khác.
+ Restart at each page nếu muốn dấu chú thích sang mỗi trang mới bắt đầu lại từ đầu.
- Click Insert để hoàn tất quá trình chèn dấu chú thích vào cuối trang văn bản. Nếu bạn làm đúng sẽ ra kết quả như hình dưới đây:
- Soạn thảo tiếp nội dung bạn cần ghi chú, trích dẫn nguồn… sau dấu chú thích mà bạn vừa tạo. Như vậy, bạn đã hoàn tất việc tạo chú thích ở cuối trang cho văn bản. Và đây là một ví dụ chèn chú thích ở cuối trang hoàn chỉnh:
5. Tạo Mục lục :
- Vào Tab <References>, chọn phần <Table of Contents> :
+ Bôi đen chữ cho mục lục ( VD: Chương 1 ), Chọn <Add Text> , chọn Level 1.
+ Bôi đen cho đến hết, rồi chọn chỗ cần hiện phần Mục lục, chọn nút <Table of Contents> => Insert of Contents.
- VD: Chương 1 ……………… 12
Phần 1………….. 12
Phần 2………….. 6
Chương 2 ……………… 18
Phần 1………….. 18
Phần 2………….. 22
==> Vậy phần 1, phần 2 sẽ là Level 2 trong <Add Text>, Level cũng sẽ là phần nhỏ của phần 1, phần 2.
6. Tìm và thay thế những chữ tô màu trong Word
Thông thường các bạn hay tìm và thay thế một từ hay nhóm từ. Còn một cách tìm và thay thế rất thú vị nữa là dựa trên màu sắc của chữ.
Bạn hãy làm theo những bước sau:
Nhấn Ctrl+H, chọn More -> nhấn Format, chọn Font -> chọn màu cần thay thế và nhấn OK -> trong mục Replace With, lặp lại các bước trên để chọn màu thay thế -> nhấn Replace All.
Màu mặc định của chữ là Automatic (chữ đen trên nền trắng). Nếu bạn muốn thay màu nào đó bằng màu đen, nên chọn Black tốt hơn là Automatic trong danh sách vì nếu bạn muốn phục hồi lại, bạn có thể phân biệt được những chữ vừa mới thay đổi (Black) với màu mặc định của những chữ còn lại (Automatic).
0 nhận xét:
Đăng nhận xét